Die fünf Fragen, die jedes Erstgespräch klärt

Erstgespräche enden zu oft mit „Ich überlege es mir noch”. Meistens nicht, weil die Idee schlecht ist — sondern weil weder Auftraggeber noch ich am Ende konkret genug wissen, worüber wir entscheiden würden. Über die Jahre haben sich fünf Fragen herausgeschält, die ich konsequent durchgehe. Wenn alle fünf am Ende der ersten Stunde beantwortet sind, lässt sich am Abend ein belastbares Angebot schreiben.

1. Was ist konkret kaputt — oder konkret offen?

Nicht „wir wollen digitaler werden”, sondern: welcher Prozess kostet aktuell wie viel Zeit, wo passieren Fehler, was geht nicht, was Sie morgen brauchen würden? Wenn die Antwort vage bleibt, ist das selbst die wichtigste Information — dann ist die nächste Stufe ein Workshop, kein Angebot.

2. Wer entscheidet, wann es fertig ist?

In jedem Projekt gibt es genau eine Person, deren Bauchgefühl am Ende den Daumen hebt oder senkt. Manchmal ist es der Geschäftsführer, manchmal die Fachbereichsleitung, manchmal ein verärgerter Endkunde. Wenn ich nicht weiß, wer das ist, baue ich für niemanden.

3. Was passiert, wenn nichts passiert?

Die Frage klingt fies, ist aber die wichtigste für die Aufwandsentscheidung. Wenn die Antwort „dann läuft es halt weiter so” ist, dann ist das Vorhaben kein Projekt — sondern ein Wunsch. Wenn die Antwort konkrete Folgen nennt (Umsatzverlust, regulatorische Fristen, ein wegbrechender Kunde), kalibriert das Budget und Timing.

4. Welche Zwänge gibt es schon?

Existierende Verträge, Bestandsstack, regulatorische Vorgaben, Personal, das eine bestimmte Technologie nicht kann oder ausdrücklich will. Jeder dieser Punkte schränkt die Lösungsmenge ein — und es ist deutlich teurer, das im dritten Sprint herauszufinden als am Telefon.

> constraints
{
  budget:       "<60k EUR, inkl. Wartung Jahr 1",
  stack:        "muss in M365-Welt funktionieren",
  team:         "1 IT-Admin, kein Dev",
  deadline:     "Q4 2026 (Audit)",
  legal:        "DSGVO + § 8 BDSG (Sozialdaten)"
}

Diese vier Zeilen sind oft entscheidender als die ganze Funktionsliste daneben.

5. Wer arbeitet weiter daran, wenn ich weg bin?

Software ohne Übergabe ist ein Mietverhältnis im Stundenlohn. Ich frage explizit, wer die Lösung in zwei Jahren ändert, debuggt, erweitert. Wenn die Antwort „das machen wir dann selbst” lautet, ändert das Stack, Dokumentation und Refactoring-Disziplin. Wenn die Antwort „Sie sollen das langfristig betreuen” lautet, auch — aber anders.

Was die Antworten praktisch verändern

Mit fünf klaren Antworten kann ich am gleichen Abend:

• eine Aufwandsschätzung mit realistischer Spannweite schicken (statt eines Festpreises, der entweder gepolstert oder gefährlich ist),
• Zwischenmeilensteine vorschlagen, die zur Entscheidungsstruktur des Kunden passen,
• ehrlich sagen, ob ich der richtige Partner bin — oder ob jemand mit anderem Profil besser passt.

Ohne die Antworten endet das Gespräch mit „Ich überlege es mir noch”. Das ist niemandes Zeit wert.